Bon, à part ça, des nouvelles de cette expo qui s'annonce sous les meilleurs auspices !
Nous avons à faire à une équipe motivée comme j'en ai jamais vu !!! Une vraie machine de guerre, hyper-réactive et entreprenante !!! Je suis en contact quotidien avec leur représentante ! Tout ce que je demande, je l'ai dans les 24h... Dans certains cas, dans l'heure, voire... dans la minute !
Je viens de terminer le listing des personnes qui seront présentes et des premiers besoins qui s'annoncent.
Voici ci-dessous les infos que j'ai envoyées :
Accrochez-vous...
---> Nous aurons donc finalement
50 exposants tout pile ! Auxquels il faudra ajouter
8 accompagnateurs permanents ou occasionnels (sous réserve d'annulations possibles d'ici là...)
---> Le détail des
REPAS nécessaires :
> Vendredi midi : 6
> Vendredi soir : 44
> Samedi matin : 37
> Samedi midi : 59
> Samedi soir : 56
> Dimanche matin : 42
> Dimanche midi : 56
---> En qui concerne les
COUCHAGES :
> 3 logements à trouver pour 3 familles (4 Corre, 4 Stéphan, 3 Chevalier)
> 18 personnes resteront dormir dans la salle (chauffée)
> 28 personnes iront dormir ailleurs (chez eux, chez des amis, en camping-car)
---> Au niveau des
TABLES POUR LES EXPOSANTS uniquement, mes premières estimations :
> Tables de 1,60m x 0,70m : 99 sur 100
> Tables de 3,10 x 0,70 : 62 sur 100
(j'espère réussir à satisfaire tout le monde... Je n'ai pas encore commencé l'agencement des stands, mais ça s'annonce très compliqué... Attendez-vous à ce que je vous recontacte pour vous demander quelques concessions
)
On piochera dans les tables de 3,10 x 0,70 restantes pour : le stand de Brickouest, les ateliers de construction, le stand de jeux-concours, la tombola, le magasin de jouets partenaire...
---> Il faudra également des
PROTECTIONS> Au moins 150 mètres de barrières, chaînes, rubalises ou cordes, comme vous voulez, pour mettre une petite distance entre certains stands et le public (l'idéal étant bien sûr les barrières)... Il s'agit seulement d'une première estimation, basée sur le linéaire de stands que m'ont annoncés les exposants, mais susceptible d'évoluer, en fonction de l'agencement que je vais faire...
A cela, comptez aussi :
> Chaises : une centaine (1 par personne présente, donc 58) + 8 pour le stand jeux vidéos + 30 pour l'atelier de construction libre
> Bancs : une dizaine pour mettre autour de l'atelier Duplo + 3 (de 1,80m x 0,40m environ) pour faire des étagères sur le stand d'un exposant
> Grilles : une dizaine de grilles métalliques pour permettre à notre photographe d'accrocher ses photos (voir modèle sur la photo en pièce jointe)
> Une salle de détente pour les exposants
Voilà, pour vous donner une première idée...
> Je leur ai aussi dit qu'il faudrait compter au moins une
50aine de bénévoles, ça ne leur fait pas peur...
Je vais à présent m'attaquer à l'agencement des tables et aux "négociations" avec les exposants pour raccourcir certains stands...
Voici le plan des salles sur lequel je vais travailler :
(la salle Guyader est une salle de sport classique ; les trois salles de droite n'en sont en fait qu'une seule, les cloisons étant rétractables. En tout, cela représente environ 2.000 m²)
J'espère avoir bouclé cette étape d'ici la fin du mois. Je vous tiens au courant. Je me rendrai sur place pour les rencontrer et examiner les lieux, le vendredi 19 janvier, à 18h.
En attendant, les dernières infos :
Ils ont un partenariat avec Le Télégramme, donc niveau com', ça risque de cartonner !
Ils ont créé une
page Facebook (matez un peu la description :
"Nous avons beaucoup de chance d’avoir été sélectionnés par BRICKOUEST, puisque ces expositions remportent de francs succès sur le Grand Ouest et déplacent des milliers de visiteurs" ) ainsi qu'
UN SITE INTERNET dédiés à l'événement !
Ils déjà édité leurs billets ! Ils en ont même déjà vendu 400 à leurs commerçants, partenaires de l'événement !
Certains étaient sceptiques, baaah, ils ont fait : ils ont réussi à obtenir de leur magasin de jouets partenaire (le King Jouet local) l'obtention d'un UCS à 699 € comme premier lot de leur tombola (prix du billet : 2 €, pour info
)
Le Multiplexe Liberté de Brest va nous faire une pub géante à projeter pendant les pubs avant les films (géante et... gratos , grâce à notre expo chez eux lors de l'avant-première du dernier Star Wars ! Merci encore aux exposants qui l'ont montée ;-) )